Työntekijä haastoi työnantajan oikeuteen laittomasta irtisanomisesta, mutta joutuikin itse maksamaan osan palkastaan takaisin. Työnantaja oli nimittäin huomannut tietokoneelle asennetun seurantaohjelman avulla, että työntekijä oli käyttänyt työaikaa omien asioidensa hoitoon.
Tapaus on tosi, mutta ei Suomessa, vaan Kanadassa. Tapauksesta uutisoi alkuvuodesta ainakin Ilta-Sanomat.
Apulaistietosuojavaltuutettu Heljä-Tuulia Pihamaa kiinnitti huomiota keskusteluun, kun Helsingin Sanomat syksyllä kertoi yhä useamman yhdysvaltalaisfirman seuraavan työntekijöitään ohjelmistoilla.
– Pohdiskelin, että tämäntyyppisiä asioita ei ole meille tullut vireille. Meille ei ole tullut myöskään tietoa siitä, että Suomessa työnantajat olisivat ottaneet käyttöön erilaisia työkaluja selvittääkseen, kuka pitää taukoja tai muuta vastaavaa.
Jos tällainen tapaus Suomessa päätyisi oikeuteen asti, ratkaisu olisi todennäköisesti kovin erilainen. Suomessa lainsäädäntö nimittäin rajoittaa sitä, miten työnantaja voi työntekijöitään valvoa.
1. Mitä Suomen laki sanoo työntekijän teknisestä valvonnasta?
Suomessa työntekijöiden seurantaa rajoittaa etenkin laki yksityisyydensuojasta työelämässä.
Laissa säädetään tarkasti esimerkiksi siitä, missä tilanteissa voidaan käyttää kameravalvontaa. Myös esimerkiksi työajoneuvon seuraaminen gps-paikannuksella on mahdollista vain rajatusti.
– Lähtökohta on, ettei tällaista pitäisi tapahtua ilman, että työntekijät tietävät siitä, Heljä-Tuulia Pihamaa kertoo.
Jos otetaan käyttöön uutta seurantateknologiaa, se pitää käydä läpi yhteistoimintaneuvotteluissa.
Lähtökohta on, että vain tarpeellista tietoa saa kerätä.
Työnantaja ei välttämättä ole tehnyt ratkaisua täysin tietoisesti.
Apulaistietosuojavaltuutettu Heljä-Tuulia Pihamaa
Tämä tarkoittaa, että sovelluksissa ei saa olla oletuksena päällä esimerkiksi sijaintitietojen tallennusta, jos sellaisten käytölle ei ole perustetta. Tietoja ei siis saa kerätä, vaikka niitä ei käytettäisi mihinkään. Esimerkiksi sijaintitiedot katsotaan lainsäädännössä henkilötiedoksi, jollaisen keräämiseen pitää olla perusteltu syy.
2. Millaisissa tapauksissa seuranta on sallittua?
Työntekijää saa laillisesti valvoa käytännössä vain tilanteissa, joissa se on tarpeen työnantajan omaisuuden tai työntekijän turvallisuuden suojaamiseksi tai tehtaan tuotantoprosessien sujuvuuden ja turvallisuuden varmentamiseksi.
– Tällaisista työkaluista voi olla aitoa hyötyä työntekijänkin näkökulmasta. Kaikki perustuu kuitenkin siihen, että oikeusperuste löytyy ja molemmat osapuolet tietävät, Heljä-Tuulia Pihamaa sanoo.
Työnantaja voi esimerkiksi seurata ajoneuvojensa liikkeitä gps-paikannuksella, jos se on turvallisuusnäkökulmasta tarpeen.
Työnantaja saa myös tietyissä tilanteissa avata työntekijän työsähköposteja. Edellytyksenä on, että muuten ei saada työnantajan asiaa saatettua loppuun, asiakasta palveltua tai työnantajan toimintoja turvattua. Sähköpostien avaamisessa on myös oltava mukana pääkäyttäjä.
– Tilanteen pitää olla sellainen, että ei ole saatu yhteistyössä työntekijän kanssa niitä avattua. Suomessa työnantaja ei voi mennä omiksensa työntekijän sähköposteja tarkastelemaan.
Työnantaja ei voi myöskään asentaa työntekijän koneelle ohjelmaa, joka tarkkailee, mitä työntekijä päivän mittaan touhuilee.
3. Voiko seurantatietoja käyttää työajan valvontaan?
Työnantajalla voi tulla kiusaus käyttää seurantatietoja, jos epäilee jotakuta työntekijää laiskottelusta, kuten amerikkalaisessa esimerkissä.
– Se ei ole meillä sallittu peruste, että työntekijä esimerkiksi ei suoriudu työstään. Sillä perusteella näitä työkaluja ei voi ottaa käyttöön, Heljä-Tuulia Pihamaa kuitenkin sanoo.
4. Mitkä työkalut ovat aiheuttaneet ongelmia?
Työnantajat tuntevat Heljä-Tuulia Pihamaan mukaan lait suhteellisen hyvin, mutta modernit työkalut tuottavat joskus päänvaivaa. Esimerkiksi kännykkäsovelluksissa voi olla oletusasetuksia, joiden vuoksi työntekijöistä kerääntyy tietoa lainvastaisesti.
– Meilläkin on ollut käsittelyssä joitakin tapauksia, joissa on otettu käyttöön vaikkapa työajan seurantasovellus ymmärtämättä, että sovellus kerää työntekijöiden sijaintitietoja. Työnantaja ei välttämättä ole tehnyt sitä ratkaisua täysin tietoisesti. On vain otettu sovellus käyttöön, eikä ole mietitty, onko oikeusperustetta kerätä ja käsitellä sovelluksen käytöstä kertyvää sijaintitietoja.
Pihamaa toteaa, että työnantajan on huolehdittava, ettei sen käyttöön ottamissa välineissä ole tällaisia oletusasetuksia päällä. Hänen mukaansa tietosuojavaltuutetun toimistoon on tullut yksittäisiä kyselyitä Microsoft Office 365 -palveluista.
– Työnantaja ei välttämättä ole edes tullut ajatelleeksi, että sillä on mahdollisuus tätä kautta tietää, missä kukakin töitä tekee. Tilanteessa viranomainen on määrännyt, että sijaintitiedot on otettava pois päältä, ellei ole ollut asianmukaista perustetta tiedon käsittelylle.
5. Mitä voi tehdä, jos epäilee työnantajan keräävän ylimääräistä tietoa?
Jos työntekijä epäilee työnantajan tarkkailevan häntä asiattomasti, asia kannattaa Heljä-Tuulia Pihamaan mukaan ottaa puheeksi työpaikalla. Ensimmäisenä kannattaa pyytää selvitystä työnantajalta. Tähän voi ottaa mukaan työpaikan tietosuojavastaavan tai muun työpaikan luottamushenkilön.
– Hyvä lähtökohta on, että asiaa pyritään paikallisesti selvittämään. Jos asia ei selviä, voi olla yhteydessä viranomaiseen, joka voi selvittää, onko henkilötietoja käsitelty asianmukaisesti.
Jos tietosuojavaltuutettu näkee tilanteessa vilunkia, sillä on pakissaan useita työkaluja.
– Voi olla huomautus, määräys tai jopa hallinnollinen seuraamusmaksu.